Een slecht-nieuws-brief schrijven

prikkeldraad

Nieuws!

De boodschapper van slecht nieuws wordt zelden gewaardeerd. Heeft u uw relatie slecht nieuws te brengen, dan loopt u het risico dat het u de kop kost. In vroeger tijden zelfs letterlijk (bij o.a. de Grieken en Romeinen was het zeer gebruikelijk de brenger van het slechte nieuws een kopje kleiner te maken), gezien onze huidige beschaving gelukkig slechts figuurlijk. Om het risico hierop te verkleinen, is het belangrijk dat u een goede 'slecht nieuws-boodschap' stuurt. Maar hoe doet u dat? Vier stappen waarmee u een goede slecht-nieuws-brief schrijft:

1. Neem een aanloopje

Als u uw brief met het slechte nieuws begint, loopt u grote kans de lezer direct tegen u in het harnas te jagen. Hij of zij reageert met teleurstelling of zelfs boosheid en voelt geen enkele motivatie om ook de rest van uw brief nog te lezen. Beter is het, om eerst met argumenten te komen die min of meer vanzelf naar het slechte nieuws leiden. Op die manier voelt de lezer 'de bui al hangen' en begint hij of zij zijn/haar eigen conclusies te trekken. Dat deze conclusies verderop in de brief bewaarheid worden, doet niets af aan het slechte nieuws, maar dit nieuws is vanuit de lezer gezien wel 'logisch' geworden- en daarmee gemakkelijker te aanvaarden.

2. Laat geen misverstanden bestaan

Bent u eenmaal bij uw 'slecht nieuws-alinea' aangekomen, gooi dan alle wolligheid en franje overboord. Formuleer uw slechte nieuws begrijpelijk, informatief en daadkrachtig: laat geen ruimte ontstaan voor misverstanden. Uw lezer heeft het snel door wanneer u slecht nieuws probeert te verbloemen: ware woorden zijn niet mooi, en mooie woorden zijn niet waar.

3. Zet uw lezer centraal

Hoe u het ook wendt of keert: uw slecht nieuws-boodschap heeft negatieve gevolgen voor uw klant. Schrijft u een slecht nieuws-brief, dan is belangrijk dat u stilstaat bij de positie van uw lezer. De bittere pil proberen te vergulden door uitgebreid in te gaan op het feit dat het ook voor ú vervelend is, is de beste manier om uw klant tegen de haren in te strijken. Die zit immers helemaal niet te wachten op een uiteenzetting over uw vervelende situatie, maar heeft de handen vol aan die van zichzelf. Richt u in uw brief op de lezer.

4. Bied een uitlaatklep

De kans is groot dat uw klant, na het lezen van uw slecht nieuws-brief, nog vragen heeft of wellicht zelfs zijn/haar ongenoegen aan u kenbaar wil maken. Door het geven van een (email)adres of telefoonnummer waarbij uw relatie terecht kan, laat u de klant zien dat u hem/haar serieus neemt en op waarde schat. Wellicht zijn er alternatieve oplossingen die u kunt bieden: wijs hier dan ook op.

Omslachtig?

Misschien wel. Maar het overbrengen van slecht nieuws dient nu eenmaal altijd met tact te gebeuren. “Hoe slechter het nieuws, hoe zorgvuldiger de boodschap” is dan ook een goede vuistregel.